Las plataformas colaborativas llegaron para quedarse. En un mundo hiperconectado, que vive la cuarta revolución industrial y que cambió significativamente desde el atípico 2020, estas herramientas pasaron de ser un complemento a una necesidad en entornos empresariales y educativos.
Y decimos desde 2020 porque es innegable que muchas cosas cambiaron en el mundo por la pandemia de covid-19. A pesar de que conceptos como el trabajo remoto o las clases virtuales ya existían, los cierres y las cuarentenas terminaron por darles el ‘empuje’ definitivo: en Colombia, por ejemplo, el número de teletrabajadores aumentó en un 71 % en ese año, en comparación con un par de años atrás.
A muchas organizaciones les tocó, a la fuerza, implementar herramientas que permitieran adaptarse a esta nueva realidad. Y es ahí donde se evidencia la importancia de una plataforma colaborativa: facilitar la realización de procesos de manera remota, manteniendo la comunicación a pesar de la distancia y sin sacrificar productividad. De hecho, según una encuesta del Programa de Comparación Internacional (ICP), las herramientas colaborativas pueden aumentar la tasa de productividad de una organización en un 32 %.
Por eso, en este artículo hemos preparado una mini guía con definiciones, ejemplos y nuestra opinión sobre cuál es la mejor plataforma colaborativa.
Primero que todo, ¿qué son?
La definición de plataforma colaborativa es simple: hablamos básicamente de una herramienta informática que se basa en ambientes virtuales de trabajo diseñados para permitir la comunicación y la colaboración en tiempo real en ámbitos como el empresarial o el educativo.
Gracias a esto, concuerdan los diferentes especialistas, no solo se permite el flujo de la información necesaria para el aprendizaje colectivo y la realización de proyectos en equipo, sino que también permite, especialmente en el ámbito empresarial, que haya un seguimiento en conjunto de las iniciativas.
Por lo general, hablamos de servicios que están disponibles en línea, lo cual permite que los usuarios se conecten desde distintos lugares y puedan trabajar de manera simultánea en una misma obligación o tarea.
Historia de las plataformas colaborativas
El origen de las plataformas colaborativas está muy ligado a la web 2.0, un concepto que fue popularizado entre 2004 y 2005 y marca el cambio sustancial de la relación entre el usuario y el ciberespacio, pues el primero pasa de ser un agente pasivo que solo consume contenidos a un prosumidor, que ahora aporta, interactúa y trabaja en comunidades.
Esta evolución se empezó a gestar varios años atrás, con el cambio de milenio y la llegada del primer gran proyecto colaborativo en línea: la Wikipedia, creada en 2001. No nos podemos olvidar tampoco del nacimiento de Moodle, uno de los primeros y más importantes sistemas de gestión de aprendizaje en línea, nacido en 2002.
Pero quizá el punto clave llegó en 2005, cuando el mundo conoció lo que, en ese momento, era una herramienta novedosa: Writely, un procesador de textos en línea que permitía crear y editar documentos a través del navegador, sin necesidad de tener instalada ninguna suite ofimática en el computador.
Fue tan prometedor que el año siguiente Google decidió comprar Upstartle, la empresa que lo desarrolló, y convertirlo en Google Docs y unirlo a Spreadsheets (su aplicación de hojas de cálculo), creando así la semilla de lo que se convertiría en su suite de trabajo colaborativo.
2006 también significó el nacimiento del paquete de Google para educación, que inicialmente era la combinación de Gmail y Google Docs y que con los años terminó convirtiéndose en toda un aula virtual, con la creación de Classroom en 2014.
Con el tiempo y el avance de la web 2.0, empezaron a crearse muchas de las herramientas de software colaborativo que hoy conocemos: Slack llegó en 2009, Microsoft lanzó Office 365 en 2011, y Padlet presentó su software homónimo en 2012.
Terminado el repaso histórico, es hora de revisar cuáles son las ventajas de usar plataformas colaborativas, cuáles existen y cuáles son las mejores
¿Para qué sirve una plataforma colaborativa?
Como comentábamos antes, el uso de este tipo de herramientas revolucionó las organizaciones gracias a la capacidad de fomentar el trabajo colaborativo, más allá de las limitaciones de lugar, tiempo y recursos que pueda tener cada persona. El punto central está en el uso de la tecnología para derribar barreras y construir colectivamente a través de la gestión del conocimiento.
Entre las ventajas podemos encontrar:
- La colaboración entre personas es más fácil y rápida.
- Hay la posibilidad de trabajar o estudiar a distancia, lo que puede ahorrar tiempos y ser una motivación para algunos miembros del equipo.
- Cada vez hay plataformas más especializadas y/o que abarcan más funcionalidades en línea, reduciendo costos y ampliando el abanico de posibilidades.
- Flujos de trabajo optimizados, con mayor control en tiempo real por parte de líderes y equipos.
- El conocimiento adquirido en cada proyecto se puede reutilizar, ayudando al aprendizaje colectivo y dismuyendo tiempos.
Ahora que conocemos algunas de las ventajas de este tipo de herramientas, es hora de saber qué plataformas colaborativas existen.
Ejemplos de plataformas
Plataformas colaborativas gratis
Varias de las plataformas colaborativas más usadas tienen sus respectivas versiones gratuitas. Aunque, como es de suponerse, cuentan con distintas limitaciones, pueden ser de gran ayuda para proyectos pequeños o para iniciarse en este mundo.
Todas ellas también tienen su versión premium, o de pago, con diferentes planes según las necesidades de los usuarios, y cuentan con aplicación propia para Android e iOS.
Hacemos un paréntesis aquí para hablar de las herramientas gratuitas colaborativas que pueden ayudar a docentes y estudiantes en el aula, entre las que destacamos:
Plataformas de pago
Además de las mencionadas arriba, otras plataformas que solo tienen versión de pago, o máximo una prueba gratuita de 30 días, son:
¿Cuál es la mejor plataforma colaborativa?
Terminamos este artículo con la pregunta que muchos se hacen. Sin embargo, lamentamos decir que no hay una única respuesta. Dependerá de nuestras necesidades, las características de cada herramienta y el dinero que dispongamos. Lo que sí podemos decir es que hay muy buenas opciones, y nuestra gran recomendación es que nos tomemos el tiempo de mirar y asesorarnos antes de tomar una elección.